Die E-Mail ist die am häufigsten genutzte Kommunikationsform im Unternehmen. Wichtige Dokumente wie Verträge, Bestellungen und Angebote werden durch sie ausgetauscht. E-Mails beinhalten direkt und im Anhang Informationen, die Geschäftsprozesse beeinflussen. Organisatorisch wie gesetzlich notwendig ist daher, den E-Mail-Verkehr zu archivieren.
Aber: Muss wirklich alles archiviert werden?

 »Die meisten deutschen Unternehmen sind bei der E-Mail-Archivierung noch weit von einer rechtskonformen Lösung entfernt«, stellt Alexander Bayer, Datenschutzexperte und Rechtsanwalt bei der Kanzlei Wragge & Co in München, fest. Unternehmen leiden unter der Intransparenz der Regeln: »Es gibt eine Vielzahl von Vorschriften, die auf E-Mail-Archivierung Anwendung finden, aber kein eigenes Gesetz.«

Eines ist aber  sicher: Reines Archivieren genügt vielen Unternehmen nicht mehr. Wie Dokumente innerhalb eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) sollen auch E-Mails intelligent bestimmten Prozessen, Projekten und Akten zugeordnet werden können.

Sieben gängige Fehleinschätzungen:

1) Jede Mail muss archiviert werden: »Alle Unternehmen – außer Kleingewerbetreibende – sind dazu verpflichtet, ihre Geschäftskorrespondenz aufzubewahren«, sagt Rechtsanwalt Bayer. »E-Mail macht hierbei längst den Löwenanteil aus. Nicht als Geschäftsbriefe gelten zum Beispiel empfangene Werbeschreiben, Spam oder Newsletter. Die Aufbewahrungsfristen variieren zwischen sechs und zehn Jahren ab Ende des Kalenderjahres. Um die Archivierung möglichst einfach zu halten, sollten Unternehmen jegliche Geschäftskorrespondenz per Mail zehn Jahre zuverlässig aufbewahren und anschließend genauso zuverlässig löschen.«
2) Jede Mail darf archiviert werden: »Das ist der wunde Punkt. Zunächst: Manche Mails müssen gespeichert werden, einige dürfen gespeichert werden«, erläutert Rechtsanwalt Bayer. »Das Hauptproblem aber: Bestimmte Mails dürfen nicht gespeichert werden, nämlich private E-Mails von Mitarbeitern. Nach Gesetzeslage verwandeln sich Unternehmen, in denen die private E-Mail-Nutzung der Mitarbeiter auch nur geduldet ist, quasi in einen Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Als solcher ist die Überwachung und Speicherung der E-Mail-Kommunikation grundsätzlich unzulässig, soweit hierzu keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt.« 
3) Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen: »Es wird immer schwieriger, private und geschäftliche Nutzung von IT-Ressourcen zu trennen. Bei Social Media ignorieren viele Angestellte diese Grenze völlig. Auch private oder halbprivate E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit zu führen sind in Positionen, die eines starken persönlichen Netzwerks bedürfen, gängig. »Ein Verbot erscheint juristisch bequem. Aber es ist nur dann die beste Lösung, wenn man bereit ist, auch seine besten Mitarbeiter für einen Verstoß abzumahnen. Stattdessen geht es darum sicherzustellen, dass private E-Mails nicht Teil der Archivierungsroutine werden. Es gibt viele Möglichkeiten: Einige Unternehmen verlangen einen Vermerk im Betreff, andere richten jedem Mitarbeiter eine zweite E-Mail-Adresse ein. Am Häufigsten anzutreffen ist die Regelung, den Gebrauch von so genannten Freemail-Accounts zu erlauben, vielleicht je nach Rolle nur zu bestimmten Uhrzeiten. Eingehende private E-Mails müssen Mitarbeiter in einen Ordner verschieben, der dafür sorgt, dass die Mail dauerhaft gelöscht beziehungsweise nicht von der Sicherungs- oder Archivierungsroutine erfasst wird.«
4) Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein: »Erstaunlicherweise verlangt der Gesetzgeber keine Verschlüsselung. Er legt offensichtlich weit mehr Wert darauf, dass er im Fall des Falles selbst alle Daten im Originalzustand durchsuchbar und unverschlüsselt erhält«. »Die vielen Fälle von unbeabsichtigten Datenverlusten zeigen aber eindrucksvoll, dass es im Eigeninteresse der Unternehmen ist, ihre Daten zumindest verschlüsselt zu übertragen – auch um bei etwaigen Verlusten Entschädigungsklagen Dritter abzuwenden. Eine rechtskonforme technische Lösung sollte ermöglichen, die Daten in ihrer Gesamtheit sicher zu verwahren und im Bedarfsfall an den Berechtigten entschlüsselt zu übergeben.«
5) Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen: »Administratoren behelfen sich derzeit meist mit proprietären Archivdateien, beispielsweise PST-Dateien in Exchange-Umgebungen. Sie enthalten E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte und Aufgaben. Unternehmen speichern sie häufig auf dem Endgerät des Anwenders, um die Datenmenge auf dem Mail-Server zu reduzieren«,. »Compliance bieten sie nicht: Diese Dateien können in falsche Hände geraten und sind obendrein leicht zu manipulieren. Für den Administrator sind sie schwer zu verwalten, für den durchschnittlichen Anwender bieten sie keinen bequemen Zugang zu seinen älteren Nachrichten. Um geschäftliche E-Mails inklusive Anhänge – wie gesetzlich gefordert – fälschungssicher und untersuchbar zu speichern, ist nur eine serverseitige Lösung denkbar. Die eingehende Mail muss abgespeichert sein, bevor sie den Nutzer erreicht. Wenn man dazu jedoch den E-Mail-Server selbst nutzt, verliert er Leistung und geht irgendwann in die Knie. Ein dedizierter Server, eine Appliance oder ein Cloud-Service verhindert dies.«
6) Die Nutzung eines E-Mail-Archivsystems garantiert Rechtskonformität: »Neue, automatisierte Appliances oder Cloud-Lösungen mit hohem Zusatznutzen steigern die Motivation in Unternehmen, ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform aufzusetzen. Doch ein Message Archiver automatisiert nur den Archivierungsvorgang. »Unternehmen müssen einige Weichenstellungen treffen, damit sie einerseits alle aufbewahrungspflichtigen Nachrichten sicher archivieren und vor Zugriffen durch Unberechtigte schützen, und andererseits andere Nachrichten gemäß des strengen deutschen Datenschutzes genauso sicher löschen.«
7) E-Mail-Archivierung geschieht nur aus juristischen Gründen: »Selbst wenn die Pflicht zur Archivierung morgen aufgehoben würde, spräche alles für eine Sicherung der E-Mails nach heutigen Standards: Die Produkte bieten eine umgehende Wiederherstellung verloren gegangener E-Mail-Infrastrukturen – entweder von einer lokalen Appliance oder von einem externen Rechenzentrum, wo die Daten gespiegelt sind«,. »Die Lösungen geben Mitarbeitern den gewünscht schnellen Zugriff und hervorragende Suchmöglichkeiten für die in ihrem Account gespeicherten Mails, Anhänge, Kalendereinträgen, Kontakte und Aufgaben. Im Gegensatz zu einer Archivierung auf dem E-Mail-Server selbst oder einer Übertragung der Daten auf einem anderen Server komprimieren und deduplizieren Message-Archiver die Daten und benötigen so weit weniger Speicherplatz. Durch so genanntes ‚Stubbing’ können von vornherein alle Anhänge auf dem Archivsystem gelagert werden, ohne dass der Anwender davon etwas merkt. Anhänge machen weit mehr als die Hälfte der E-Mail-Datenlast aus. Kurz: Administratoren entlasten so ihren Mailserver erheblich.«